4 février 2024
La démarche RSE en événementiel accélère depuis la crise COVID. Pourtant l’éco-conception événementielle est quelque peu malmenée dans le contexte de crises multiples (inflation, conflits, incertitudes géopolitiques, désastres écologiques, tensions logistiques…) qui suscite un climat d’anxiété généralisée et relègue le développement durable très loin des priorités. Pour la faire émerger, la filière événementielle doit capitaliser sans relâche sur les efforts notables et mesures prises par ses acteurs. Le sujet de l’évaluation génère parfois des tensions et désaccords chez les professionnels. En intégrant le bilan carbone d’un dispositif événementiel, elle devient un levier crucial en faveur d’opérations plus durables. Les indicateurs délivrés permettent en effet de mieux cibler les actions à entreprendre pour réduire les impacts sur l’environnement. Mais il ne fait pas tout !
La responsabilisation du secteur ne s’arrête pas à l’écologie. L’industrie de l’événementiel se doit aussi d’être précurseur dans le domaine de l’inclusion. Cela passe notamment par la prise en compte de l’évolution des pratiques. La prise en compte du bien-être au travail doit être inscrite au cœur de la responsabilité sociétale, à commencer par celui du burn-out dans l’événementiel -métier stressant s’il en est- qui soulève la question de la prise de conscience officielle de la profession vis-à-vis de la santé mentale des collaborateurs. C’est aussi l’occasion de donner leur chance à des prestataires qui sortent des sentiers battus et des grands classiques.
Par définition, un événement éco-responsable s’inscrit dans une notion de durabilité, d’éco conception, d’écologie et de responsabilité. L’objectif est donc de réduire les impacts environnementaux et sociétaux négatifs, tout en renforçant les retombées économiques locales, de façon équilibrée et sur la totalité des étapes d’organisation. En replaçant l’humain au centre du jeu.
29 décembre 2023
La communication recouvre un ensemble de compétences et exige une parfaite adaptabilité. Car les techniques évoluent à très grande vitesse, en particulier le numérique. Savoir exploiter et valoriser une idée, donner du sens à une idée ou au choix d’une couleur, écrire un discours impactant à prononcer… . Ce n’est pas celui qui parle le plus fort et/ou impose sa vision qui est un communicant, mais celui qui sait convaincre et quelquefois se taire. Est communicant celui ou celle qui est capable d’avoir une vision globale d’un projet, qui s’inscrit dans une stratégie, qui en maîtrise et en assure la mise en œuvre, tant au niveau des moyens humains que budgétaires, en tenant compte des contraintes techniques, juridiques ou calendaires, avec des exigences opérationnelles et rédactionnelles, typographiques et graphiques; celui ou celle qui est capable de gérer une réputation ou une crise, à une époque où l’instantanéité rythme les journées, au son des notifications des smartphones.
Il n’est pas facile d’être performant en communication, car tout le monde estime pouvoir faire mieux que vous.
On a jamais vu un Directeur Administratif et Financier ou un Directeur des Systèmes d’Information être contesté dans ses compétences par des jugements personnels. Et personne ne s’autoriserait à leur donner des leçons de fiscalité ou d’informatique. Et pourtant, nombreux sont les communicants qui reçoivent régulièrement des avis tranchés ou des consignes, contribuant à un risque de commettre des erreurs techniques, juridiques, éthiques, typographiques…
Le communicant n’est pas un faiseur de miracle. Et la communication n’est pas la variable d’ajustement de l’inorganisation des autres. Associer la communication à la fin d’un projet, c’est une faute professionnelle de la part du responsable du projet et de sa hiérarchie.
Être communicant est un vrai métier, nécessitant hauteur de vue, rigueur et grande disponibilité. C’est un métier qui articule artistique, juridique, technique, logistique, en imposant le respect de règles et de processus. Certes, il bénéficie désormais d’outils, mais c’est un métier dont les résultats ne sont pas toujours garantis et qui conserve une réelle part d’incertitude, liée aux aléas de l’Homme, de la technique, de l’actualité, de la météo, de la politique ou d’autres événements totalement imprévisibles…
La communication est une affaires de professionnels, qui anticipent les crises et s’y préparent quand tout va bien, en formant les dirigeants à la prise de parole ou les collaborateurs au bon usage des réseaux sociaux, en travaillant le référencement naturel de l’entreprise sur le web, pendant que d’autres la ramènent pour donner leur avis, sans vision d’une stratégie de communication, sans connaissance des impacts et conséquences de chaque action, sans compétence pour un vrai métier qui n’est juste pas le leur…
15 octobre 2023
Les applications événementielles pâtissent de la temporalité des événements de type salons ou congrès qui se tiennent généralement une ou deux fois par an. Pourtant, si elles ne passent pas à la trappe lors d’un nettoyage de smartphone, les event apps ont plus d’une vertu. L’appli événementielle entretient l’appartenance à une communauté, permet de recevoir des notifications et informations en temps réel, d’opérer du matchmaking, etc. De plus elles offrent une interface optimisée pour les utilisateurs mobiles, ce qui peut améliorer l’engagement et l’expérience utilisateur, et parfois répondre à des problématiques de connectivité pour celles fonctionnant hors connexion. Enfin en termes d’interactivité, l’appli permet des discussions en live, des sondages, des Q&A, des évaluations de sessions ou encore d’accéder aux réseaux sociaux intégrés. Bien que les plateformes all in one présentent de nombreuses fonctionnalités, les event apps ont toujours leur rôle à jouer pour certaines typologies d’événements. Il conviendra néanmoins de maîtriser la mise à jour régulière des contenus et de rendre l’expérience utilisateur la plus fluide possible.
Susciter l’engagement
Grâce aux datas collectées par les plateformes ou les applis, les organisateurs peuvent désormais observer toutes les interactions que le participant crée au gré de sa participation, mais aussi qu’il génère avec les autres participants. Les algorithmes permettent même d’établir un score d’engagement par participant, par l’analyse des points acquis par ce dernier par interaction. Une avancée indéniable car l’on sait que le comportemental peut souvent venir contredire le déclaratif. Et une aide à la décision et à l’anticipation pour l’organisateur qui va pouvoir comparer différents comportements de ses cibles, connaître précisément les centres d’intérêts par public, ou encore estimer un pourcentage de no-shows, et donc le taux de participation des prochains événements.
Le live streaming interactif, une solution plébiscitée par les early adopters
Depuis quelques années les lives vidéo interactifs font leur apparition sur les salons et congrès. Un nouveau média particulièrement apprécié des 18-34 ans (44% d’entre eux) et ce en matière de différenciation (un média différent et qui sort du lot pour 89% d’entre eux, d’implication (le direct suscite participation et implication à 88%), et de confiance (79% estiment que le Live vidéo interactif permet d’avoir davantage confiance dans le contenu), selon l’étude réalisé par Opinion Way pour la plateforme Voilà. Et si le présentiel a repris ses droits, n’oublions pas le format hybride toujours plébiscité pour son interactivité, la possibilité de suivre un événement quel que soit l’endroit où le participant virtuel se trouve dans le monde, et d’accéder à un contenu à la demande.
Accélérateurs RSE
Avec quelque 500 événements par an à son actif, la Banque Publique d’Investissement (Bpifrance) n’a pas manqué de se doter d’une plateforme one in one, à l’occurrence l’outil d’Inwink, que BPI a fait adapter à ses différents besoins. Pour un grand événement comme Big, qui réunit chaque année le monde de l’entrepreneuriat et son écosystème (65 000 participants en 2022), l’enjeu est bien sûr organisationnel mais aussi écologique. Pour limiter l’empreinte carbone de l’événement qui fait l’objet d’un audit d’impact, BPI a notamment adapté sa stratégie d’emailing. Ainsi, l’organisateur communique très en amont de l’événement (environ 6 mois plus tôt) afin d’obtenir des inscriptions rapidement et donc en envoyant le moins de relances d’e-mails possibles. Une fois inscrit, le participant est invité à télécharger l’appli de l’événement et à débuter son parcours de visite personnalisée, en préparant en avance sa venue, en s’inscrivant aux conférences ou en commençant à échanger avec ses pairs. Une anticipation qui se révèle payante pour BPI mais aussi pour l’empreinte numérique de Big.
Autre exemple révélateur de l’évolution des comportements, avec le lancement de la plateforme qui s’adresse à l’ensemble de l’écosystème événementiel. Les organisateurs peuvent ainsi onboarder les prestataires avec lesquels ils travaillent afin d’avoir la possibilité de mesurer leurs performances RSE. Beevent propose donc un référentiel d’évaluation, outil qui mesure le niveau de performance à la fois des événements et des prestataires, et propose des outils d’engagement, grâce à une plateforme de sourcing pour connecter le marché.
Source La Gazette des Salons
29 août 2023
Ces trois dernières années ont été marquées par une succession de crises qui perdurent et provoquent de nombreux bouleversements économiques et sociaux. La crise sanitaire et la guerre en Ukraine ont provoqué des pénuries de certains matériaux, de matières premières et d’énergie, avec pour conséquence une flambée des prix qui touche tous les secteurs dont celui de l’événementiel.
Les acteurs de la filière événementielle sont confrontés à une augmentation des coûts dans tous les domaines, des matières premières (jusqu’à 25 % !) aux factures d’énergie en passant par les frais de transports, à laquelle s’ajoute une pénurie de main d’œuvre, avec le risque d’une inflation des salaires (impossible de laisser partir des collaborateurs aguerris et performants dans le contexte de pénurie de personnel…).
Si jusque là, bon nombre de fournisseurs ont limité les hausses, l’année en cours s’annonce d’ores et déjà très préoccupante avec davantage d’augmentations et des délais de livraison plus longs en raison des difficultés d’approvisionnement. C’est toute la chaîne qui est impactée par ces évolutions, avec des conséquences aussi bien sur les process et les outils de travail, les contenus, les événements mais aussi l’équilibre économique et la rentabilité des entreprises.
Même si la reprise de l’activité est significative depuis plusieurs mois, l’inquiétude est forte pour les professionnels du secteur qui n’ont pas d’autre choix que de s’adapter au contexte inflationniste, comme ils l’ont fait durant la crise sanitaire. Ils se mobilisent pour, à la fois faire des économies et trouver des solutions propres à leur activité à court terme, mais aussi à long terme.
10 mai 2023
Selon Le Connecteur du 27 avril
L’heure de la fin de l’abondance a sonné. Et avec elle, notre façon d’organiser des événements. Mais repenser les formats en prenant en compte cette nouvelle contrainte offre de nouvelles pistes créatives qui permettent de réduire le coût écologique de l’organisation d’évènements, notamment en matière numérique.
Les effets négatifs sur le climat du secteur de l’événementiel, notamment professionnel – déplacements, séminaires, conférences, ateliers- ont été soulignés à de multiples reprises. Ces événements, qui restent indispensables pour le développement de projets ou la cohésion entre salariés, ont un coût écologique qu’il est aujourd’hui important de relever, au-delà de leur intérêt humain et professionnel.
Faut-il pour autant généraliser la virtualisation des événements ? Pourquoi pas, mais le numérique aussi a un coût en matière d’environnement. Angle mort de la décarbonation, la sobriété numérique est souvent reléguée au second plan, derrière la nécessité de réduire notre dépendance aux énergies fossiles. Pourtant, selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), les activités numériques représentent 3,5% des émissions de CO2 dans le monde.
Comment l’événementiel peut-il trouver ce juste milieu entre présence et “à distance” ? Pistes de réflexions, dans un monde où la virtualisation ne doit pas être l’alpha et l’omega de l’événementiel, mais bien un atout qui doit être pensé en amont.
L’e-mail : élément faussement anecdotique des mauvaises pratiques
Selon un rapport publié dans l’International Journal of Environmental Studies, 19 % des émissions totales d’un événement virtuel sont produites par des réunions de planification pré-conférence. « L’envoi continu de mails entre collaborateurs avec les clients n’est pas toujours utile à tout le monde et pourtant, additionnés, ils ont un impact sur l’environnement », explique Fabienne Guilbert, directrice associée de Brainsonic Live. « Il est plus actuel et intelligent d’utiliser des modes collaboratifs pour les échanges afin de minimiser le nombre de pièces jointes et de mails. Utiliser des plateformes comme WeTransfer, qui détruisent automatiquement tous les fichiers partagés après une certaine date donnée, permet de réduire le bilan carbone de l’événement ».
L’envoi d’e-mail est aujourd’hui si ancré dans nos usages professionnels qu’il peine à être remis en question. Il se conserve dans le temps, se classe, se partage en un clic. En un mot, sa simplicité d’utilisation en a fait un outil indispensable pour les clients et collaborateurs. S’il n’est pas question de le supprimer de nos usages, ne faudrait-il pourtant pas collectivement rationaliser nos pratiques ? Car au-delà de son impact écologique, il peut symboliser une culture d’entreprise qui peine à sortir de la dépendance aux mails. « De nombreuses agences sont enlisées dans une culture informatique qui repose sur les mails, l’absence des termes de culture d’entreprise, d’organisation du travail et de collaboration », explique Frédéric Cavazza, expert sur les sujets de la transformation numérique.
L’usage de plateformes de communication collaborative, comme Slack ou Teams, permet ainsi de réduire considérablement son empreinte numérique, à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Un premier pas vers la sobriété énergétique, qui permet aussi de renforcer l’aspect collectif du travail. Mais comment passer à l’étape supérieure et rendre ses événements numériques plus sobres ?
Interroger ses pratiques et responsabiliser
La virtualisation de l’événementiel a de nombreux atouts pour les professionnels : les e-visiteurs n’ont plus à se déplacer et la portée des événements est décuplée, des économies de moyens et de temps sont faites en matière d’organisation et leur viralité numérique peut prendre une ampleur nouvelle (moteurs de recherches, SEO, présence sur les réseaux, etc).
Toutefois, leur empreinte écologique est plus complexe à mesurer : stockage de données, bande-passante utilisée, multiplications d’équipements informatiques, etc. Comment trouver la bonne balance ? « Il faut aussi être dans cette démarche d’accepter nos déviances. En tant qu’agence, nous essayons d’être dans une logique de créer des événements les plus éco-responsables possible », reprend la directrice de Bransonic Live. « (…) On va parfois être dans une course à la qualité en ligne. Avec l’installation de caméras 4K, la diffusion en ultra HD, ce genre de choses. On n’a pas forcément besoin de cela ». Et si la sobriété numérique passait avant tout par un questionnement : mon événement va-t-il avoir besoin de ce type de matériel à fort impact écologique ? Est-il possible de couper le stream pendant la pause ? Pouvons-nous sensibiliser les participants au cours de l’événement lui-même ?
L’objectif est de rationaliser, centraliser et optimiser chaque maillon de la chaîne parce qu’on maîtrise mieux ce que l’on peut mesurer. Quitte, parfois, à préférer un événement local et physique plus maigre en ressource. « Trouver un lieu bien desservi par les transports en commun, commander un traiteur qui utilise des produits locaux, utiliser des produits recyclables, des éclairages à basse consommation… Il existe un tas de façons de rendre nos événements moins polluants », conclut Fabienne Guilbert.
Pour en savoir sur les bonnes pratiques de sobriété numérique et réduire son impact lorsque l’on est une agence de communication événementielle, téléchargez le guide de LÉVÉNEMENT !
