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Événementiel corporate : comment réinventer la proximité à l’heure de la distanciation physique ?

12 février 2021

Alors que la crise sanitaire a vu les événements physiques s’annuler les uns après les autres, certains ont fait le choix de s’adapter en proposant des alternatives digitales. Ce virage pose son lot de questions : comment réussir sa transformation, quels sont les enjeux d’une digitalisation d’événement ou encore comment créer de l’émotion ? 

Réunis par l’agence de communication globale Marquetis et L’ADN à l’occasion du webinaire « Comment réinventer la proximité à l’heure de la distanciation sociale ? », Anne-Dorothée Pinchaux (directrice associée chez Marquetis), Claire Outrequin (directrice de clientèle chez Marquetis) et Amandine Carrier-Buvat (responsable communication chez Stihl) livrent leurs conseils et leurs enseignements.

Enjeux et expression de la digitalisation de l’événement

Au printemps dernier, une nouvelle expression s’impose en marge du premier confinement : la distanciation physique. Difficile dans ce cadre, pour les agences et les annonceurs, de poursuivre leurs activités événementielles traditionnelles. Mais une fois ce constat dressé, que faire ? « Au départ, dans un sentiment de panique générale, en particulier chez les annonceurs, on a dû penser dans l’urgence des dispositifs, en alternative aux rendez-vous physiques. Mais petit à petit, on a constaté un changement de paradigme, et on est vraiment passé de la peur au désir », indique Anne-Dorothée Pinchaux. Et pour cause, selon une étude menée par Twilio, la crise sanitaire a fait accélérer la stratégie de communication digitale des entreprises françaises de 6,7 ans en moyenne.

Un changement de paradigme guidé par l’idée de résilience ajoute la directrice associée : « Dans cette crise sanitaire, il y a une réelle émulation dans les problématiques événementielles, on observe un renouvellement du genre de l’événement, à l’instar d’autres secteurs comme la restauration, le commerce, la culture qui font aussi preuve de résilience au quotidien depuis quelques mois ». Dans ce cadre, le digital s’est donc imposé naturellement dans le paysage du secteur événementiel.

L’importance du choix du format

Une fois le « LA » donné, intervient l’importance du format. Le digital d’accord, mais comment et sous quelle forme ? « Premièrement, il faut tenir compte de la teneur des messages à faire passer et de la manière dont on va s’adresser à nos publics, que ce soit en termes de durée, de ton, de contenus et en intégrant bien le fait que sur le digital, l’attention peut être plus difficile à capter », témoigne Anne-Dorothée Pinchaux, et d’ajouter : « À partir de ces données, on étudie point par point comment le digital peut y répondre ».

Et comment peut-il y répondre ? « Il faut une bonne scénographie, créer du rythme, de l’émotion, un storytelling qui embarque, et comme pour les événements physiques : un effet “waouh” », continue la directrice associée. Des points forts qui permettent de capter des audiences plus larges que celles présentes en physique, d’affiner les discours, de personnaliser des contenus, d’apporter de la richesse en termes de questions/réponses via des tchats, la possibilité d’y répondre pendant et après. Grâce au format digital, « la parole se libère ».

Capter son audience et créer de l’émotion

Dans un événement il y a : l’avant, le pendant et l’après. Capter son audience repose sur un pari premier : le rendre attractif. Un point travaillé par Claire Outrequin lors de la mise en place du Stihl Tour 2020, un événement physique qui se déroule habituellement aux quatre coins de l’Hexagone, et qui a été repensé comme une émission télévisée d’une durée de quatre heures : « Pour le rendre attractif, nous avons beaucoup travaillé sur la mécanique d’invitation avec des emailings, des SMS ou des WhatsApp. Et dans tous ces supports, nous avons mis le plus de proximité possible ». Et du concret ? « Oui, nous avons envoyé au préalable une box, et comme pour les événements physiques le participant avait un café, un petit déjeuner d’accueil et des goodies ». Côté annonceur, Amandine Carrier-Buvat ajoute : « il faut rassurer, coacher, être en lien avec l’agence et les équipes internes, et donner du rythme donc : l’état d’avancement, projeter les interlocuteurs, donner les quick wins. Bref, rassurer ».

Et pour créer de l’émotion, une fois l’audience captée, que faire ?

En amont, nous confie Anne-Dorothée Pinchaux, il est nécessaire de faire un travail sur « la ligne éditoriale, celle du langage, du ton, et déployer le tout via des images, une ambiance sonore et des mots forts ». Côté humain, continue-t-elle, « il faut être attentif au choix des intervenants, des personnalités et des speakers, sans oublier de témoigner sa reconnaissance et sa gratitude envers son audience ».

Quelles perspectives pour les événements digitaux ?

Le numérique s’est fait une place parmi les incontournables de l’événementiel, mais qu’en est-il pour la suite ? Une fois la crise sanitaire terminée, Amandine Carrier-Buvat souhaite maintenir l’événement digital parallèlement à la reprise du Stihl Tour physique. Une volonté partagée par l’ensemble de l’équipe Marquetis présente : « il faut miser sur l’hybridation ! Profiter ainsi du meilleur des événements en présentiel et du digital ».

À l’heure où les événements digitaux se popularisent, quelles sont les clefs de développement pour maximiser leur impact et continuer à créer de l’émotion ?  « Du sur mesure et de la personnalisation. Miser sur les synergies entre les mondes du média, de la culture et du corporate, de l’interactivité, une audience active, du gaming voire de la réalité virtuelle ! ».

Extrait de l’ADN

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Le digital appliqué aux événements, un incontournable pour la réussite des événements corporate

23 janvier 2021

Au delà d’être une plateforme d’inscription avec l’éventuel paiement en ligne et facturation, la gestion des accueils et des hébergements…, une plateforme d’événement digital est un espace web dédié à un événement qui permet aux participants -et aux participants seulement- d’accéder à tous les services proposés autour d’un événement. 

De type extranet, le site d’un congrès, un BtoB meeting ou un événement corporate est LE carrefour de l’événement dans lequel les participants trouvent le programme, les intervenants, mais aussi directement les sessions et les prises de paroles, potentiellement diffusables en live ou en différé, voire en VOD. La plateforme web facilite l’organisation d’un événement à plusieurs phases, intégrant par exemple une journée de convention et la création de sous-groupes de travail, de temps partagés d’échanges, des temps forts communs ou d’une zone de démonstration des innovations.

Le site web dédié est une interface unique qui accueille les participants avant l’événement (inscriptions, paiements en ligne, recueil des attentes, pré-information…), pendant (gestion des accueils -QR code, badges…-, diffusions des contenus, quizz, votes et interactions…) et après l’événement (post test, rediffusions, dont les meilleurs moments…).

Un tel outil n’est pas nouveau. 

Il est né pour les congrès où son usage est devenu la norme depuis une quinzaine d’années pour démultiplier les expériences des participants qui choisissent leur parcours en fonction de leurs attentes dans un environnement captif, sécurisé et dédié à l’événement. 

Il existe pour les événements physiques depuis les années 2000, permettant la diffusion a priori des informations logistiques et a posteriori des meilleures séquences, best of (photos et vidéos), post tests, …et des kits de communication pour redescendre les messages clés au plus près du terrain.

Avec la crise sanitaire, le modèle a été élargi aux besoins des événements “phygitaux”, en s’appuyant sur un plateau de type broadcast pour la création des contenus, et en incorporant live streaming et visio conférence avec un design amélioré pour fluidifier les flux. Dans le même temps, internet et la fibre ont remplacé les liaisons satellites complexes, accélérant les interconnexions en multiplex, et la technologie a permis de multiplier les angles de prises de vues (caméras tourelles…), permettant de dynamiser les contenus diffusés en ligne dans des coûts maitrisés. 

Nombreux sont les prestataires numériques qui proposent des solutions digitales de gestion d’événements, personnalisées et sur-mesure. Ils brandent leur plateforme aux couleurs de la marque cliente, maitrisent la gestion multilingue… et offrent beaucoup d’autres possibilités, telles des fonctionnalités de networking (pour échanger avec les autres participants et les intervenants par chat ou visio). Et, pour “événementialiser l’événement”, plusieurs fonctionnalités de type espaces partenaires, exposition virtuelle, gestion des speakers, coulisses virtuelles…, et autre making of peuvent aussi être proposées. 

Il convient toutefois de s’assurer que l’offre correspond bien au besoin de l’entreprise. Et pour identifier le bon partenaire, trois clés de réussite s’imposent : 

– la rédaction précise d’un cahier des charges exhaustif des besoins et des attentes, 

– une consultation sur 4 à 5 faiseurs qui détailleront leurs réalisations passées, les contacts de leurs références et leurs projets de développements techniques,

– la contribution de la DSI de l’entreprise cliente pour superviser les aspects d’interfaçage, d’authentification et de sécurité.

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L’intérêt de solliciter un contrôleur des coûts

17 septembre 2020

Commençons par une illustration de l’activité d’un Chef de Projet Evénementiel.

Un extrait du très bon livre “Just Whaou !” de Christophe Pascal et Olivier Turco aux éditions Bréal.

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Un événement exige la prise en compte d’une multitude de paramètres, de nature différente, de naviguer avec aisance et volupté dans une palette infime de domaines divers et variés : l’expression orale et écrite, la vente, la communication, la comptabilité et la production, le juridique, la logistique, la régie, la gastronomie et l’œnologie, la restauration et ses services, la décoration, la mode, le design, l’architecture d’intérieur, la mise en scène, la lumière, le son, l’Image, les nouvelles technologies, la direction de comédiens ou d’animateurs, …, et maîtriser de manière innée et précise leurs pratiques et leurs codes, leur terminologie et leurs usages, tout en étant au courant des toutes dernières tendances, des nouveaux lieux à la mode, buzz et autres rumeurs….
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Le tout, et toujours, le pied sur l’accélérateur à 200 km/h dans une descente.
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Dans le contexte actuel d’annonceurs qui n’ont pas toujours les idées très claires sur les messages qu’ils souhaitent dégager, ni sur les cibles auxquelles ils veulent d’adresser.

Alors ?
Alors, entre cahier des charges pas toujours bien cadré, une Direction Générale qui a ses exigences -quelquefois contradictoires-, la pression d’une Direction des Achats pour qui ce sera de toutes façons trop cher et le Contrôle de Gestion qui entend limiter les dépenses, le Chef de Projet événementiel d’un annonceur -souvent jeune et pas toujours expérimenté- va devoir conjuguer des talents et apprendre à ménager les susceptibilités.

Avant d’arriver au bord de l’implosion, il y a une solution. Solliciter une expertise reconnue dans le métier, qui saura conseiller et guider les acteurs vers les prestations au plus pertinent et au juste prix.
Quelques illustrations :
Un effet whaou vu des participants ne nécessite pas nécessairement le formidable concept technologique coûteux défendu par l’agence.
La rémunération des métiers intervenant est normale, mais il est mieux de bien en connaitre les règles et les usages.
Il en va de même pour les matériels loués ou achetés. Entre taux de remise et coefficient de durée, et qui ne sont pas les mêmes dans toutes les activités, on peut vite perdre pied, ou …payer cher une prestation !
Certes, tout se discute. Mais c’est plus facile de se comprendre en parlant la même langue.

Il est donc prudent d’associer une fonction de contrôle des coûts auprès du Chef de Projet événementiel.
Dès la construction du cahier des charges, il va poser les bonnes questions et s’assurer que les éléments sont complets et pertinents, pour éviter les incompréhensions « justifiants » ensuite des suppléments. Il va aider à cadrer le projet.
Il a des process et des outils d’analyse qui vont permettre d’évaluer les retours agences et prestataires, au bénéfice de l’équipe projet, mais aussi au bénéfice de l’agence et des prestataires (oui, j’ai déjà vu des oublis involontaires dans un devis !).
Il va négocier les propositions, seul ou en concertation avec les métiers internes de l’entreprise (Direction des Achats par exemple). Il a un solide réseau d’agences et prestataires. Il connait les coûts et a le réseau pour trouver ce qu’il cherche.
Il intervient dans le suivi de production et s’assure que les prestations vendues sont bien présentes sur le terrain.
Il dresse le bilan et rédige des recommandations (mini audit de fin de projet) qui sont appréciés des fonctions contrôle de gestion.

Et son coût est très largement amorti… .

 

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Le management de transition, une top solution pour un besoin ponctuel

24 juillet 2020

Pour une entreprise ou une organisation, le management de transition apporte une compétence stratégique et immédiatement opérationnelle, sur une durée limitée.
S’imposant il y a quelques années dans les situations de crise -pour pallier un déficit de management ou pour initier une nouvelle organisation du travail-, le métier couvre désormais un spectre plus large de situations, pour mener un projet stratégique, rentabiliser un outil de production, ou gérer une période de forte croissance.

Le manager de transition met à disposition de l’entreprise son expérience et ses talents de manager pour prendre en charge un service, une division, voire l’entreprise elle-même, pour régler une situation ou pour conduire un projet d’envergure. Son intervention ponctuelle évite à l’entreprise l’investissement d’un recrutement. Il offre également l’avantage de l’immédiateté. Le manager de transition est un décideur, un homme ou femme d’action et de projet. Il conçoit et met en œuvre des solutions spécifiques à l’entreprise, au plus près de la réalité du terrain. Ses missions sont stratégiques et uniques.

Les ressources humaines sont la pierre angulaire de toute mission de management. L’adhésion et la collaboration de l’équipe, l’écoute active et le dialogue sont des pré-requis. Le manager de transition prend le temps de consulter chaque personne avec qui il sera en contact étroit, collaborateurs directs ou proches. Il identifie les motivations de chacun, sollicite leur analyse de la situation et prend note de leurs suggestions. Etape cruciale dans le diagnostic, cette phase de communication permet d’instaurer un bon niveau de confiance, de prendre le pouls et d’identifier les pistes de progrès.

Chaque situation est spécifique. Chaque entreprise est particulière. Chaque collaborateur est unique. Le copier-coller n’est pas la norme. Le manager de transition analyse la situation, les problématiques de l’entreprise, prend de la hauteur et propose un plan d’action sur mesure. Il utilise son expérience pour établir un diagnostic rapide et pertinent. Les solutions sont souvent peu éloignées. Il suffit souvent d’écouter, …et entendre. Puis de fédérer les équipes… .

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