Opinions

Qu’est-ce qu’un Venue Finder ?

Très développé dans les années 80 aux Etats-Unis, puis dans les années 90 en Grande Bretagne, le concept de Venue Finder est arrivé en France dans les années 2000.

C’est aujourd’hui un acteur incontournable du MICE, un spécialiste de l’évènementiel.

Organiser un séminaire n’est pas évident, surtout quand vous n’avez pas le temps et que vous ne savez pas où et comment chercher. Votre responsable vous demande de trouver LE lieu qui enchantera tous les participants et qui restera ancré dans leurs mémoires, tant par la découverte d’un endroit insolite, que par le contenu des réunions ou encore par un team building fédérant les équipes.

Cette nouvelle mission, très chronophage, pourra vite devenir complexe et décourageante !

C’est dans ce contexte que le Venue Finder vous apportera tout son savoir faire.

Fort de son expérience, de son professionnalisme et après la prise de votre brief, le Venue Finder mettra en concurrence plusieurs lieux après avoir vérifié leur disponibilité et leur adéquation avec votre cahier des charges. Très rapidement (24/48h), vous recevrez différentes propositions tarifaires et techniques que vous pourrez proposer à votre responsable et ce, à des tarifs très compétitifs. 

En effet, le Venue Finder négocie les meilleurs tarifs, sans pour autant perdre en qualité de service.

Il vous conseillera et vous recommandera les lieux les plus appropriés et vous mettra en relation avec ceux qui ont retenu votre attention. Le choix final restant sous votre responsabilité.

L’ensemble des recherches concernant votre demande est totalement gratuit.

Agissant en qualité d’apporteurs d’affaires, le Venue Finder est rémunéré par les lieux qui s’engagent à ne pas majorer leurs tarifs du fait du versement d’une commission.

Transparence, réactivité, fluidité, parfaite connaissance des lieux et négociation des tarifs sont les points forts qui qualifient le mieux un Venue Finder.

Une plateforme événementielle ?

Une plateforme événementielle permet de créer un parcours d’audience, enrichi d’un contexte d’événement interactif et intelligent quand elle est articulée avec une application mobile.

Pour bien choisir une plateforme événementielle, celle-ci doit apporter des points de contact numériques, et octroyer des captures de données pré et post événementiel. Pour ce faire, elle doit bénéficier d’outils tels
• des pages d’atterrissage,
• des étiquettes de contenu et d’intérêt,
• des pistes de codes QR,
• un smart réseautage,
• des questions-réponses,
• des sondages interactifs,
• des notifications push,
• une messagerie interactive.
A travers ces données, il doit être possible d’inviter des personnes à des communautés en ligne spécifiques à un sujet donné, leur permettant d’accéder à des contenus et à des webinaires ciblés. De là, elles pourront déclencher des invitations à des événements futurs avec des sessions qui correspondent à leurs intérêts.

La plateforme événementielle doit être capable de gérer aisément tous les aspects numériques de l’événement, depuis l’inscription, le contenu et toutes les demandes particulières, depuis les aspects logistiques jusqu’au post-test. Pour cela, la plateforme doit être munie d’un processus de configuration simple permettant d’accéder aux participants et d’organiser les sponsors rapidement, avec des modèles élégants et rapides à personnaliser. De ce fait, il sera aisé de créer les ordres du jour des sessions et de cloner l’environnement de l’application mobile et les environnements d’événements virtuels.

Une plateforme événementielle permet de prolonger le cycle de vie de l’événement et de proposer aux participants un contenu personnalisé selon leurs intérêts. Et, si la plateforme choisie donne des balises, le contenu pourra être découvert, en totalité ou partiellement, sur la plateforme et sur les moteurs de recherche, permettant de
• créer des articles,
• télécharger des fichiers PDF,
• ajouter des passerelles d’événements pour les webinaires, les réseaux et les tables rondes,
• offrir aux sponsors des possibilités de communication parfaitement ciblées.

Manager ?

Le digital appliqué aux événements, un incontournable pour la réussite des événements corporate

Au delà d’être une plateforme d’inscription avec l’éventuel paiement en ligne et facturation, la gestion des accueils et des hébergements…, une plateforme d’événement digital est un espace web dédié à un événement qui permet aux participants -et aux participants seulement- d’accéder à tous les services proposés autour d’un événement. 

De type extranet, le site d’un congrès, un BtoB meeting ou un événement corporate est LE carrefour de l’événement dans lequel les participants trouvent le programme, les intervenants, mais aussi directement les sessions et les prises de paroles, potentiellement diffusables en live ou en différé, voire en VOD. La plateforme web facilite l’organisation d’un événement à plusieurs phases, intégrant par exemple une journée de convention et la création de sous-groupes de travail, de temps partagés d’échanges, des temps forts communs ou d’une zone de démonstration des innovations.

Le site web dédié est une interface unique qui accueille les participants avant l’événement (inscriptions, paiements en ligne, recueil des attentes, pré-information…), pendant (gestion des accueils -QR code, badges…-, diffusions des contenus, quizz, votes et interactions…) et après l’événement (post test, rediffusions, dont les meilleurs moments…).

Un tel outil n’est pas nouveau. 

Il est né pour les congrès où son usage est devenu la norme depuis une quinzaine d’années pour démultiplier les expériences des participants qui choisissent leur parcours en fonction de leurs attentes dans un environnement captif, sécurisé et dédié à l’événement. 

Il existe pour les événements physiques depuis les années 2000, permettant la diffusion a priori des informations logistiques et a posteriori des meilleures séquences, best of (photos et vidéos), post tests, …et des kits de communication pour redescendre les messages clés au plus près du terrain.

Avec la crise sanitaire, le modèle a été élargi aux besoins des événements “phygitaux”, en s’appuyant sur un plateau de type broadcast pour la création des contenus, et en incorporant live streaming et visio conférence avec un design amélioré pour fluidifier les flux. Dans le même temps, internet et la fibre ont remplacé les liaisons satellites complexes, accélérant les interconnexions en multiplex, et la technologie a permis de multiplier les angles de prises de vues (caméras tourelles…), permettant de dynamiser les contenus diffusés en ligne dans des coûts maitrisés. 

Nombreux sont les prestataires numériques qui proposent des solutions digitales de gestion d’événements, personnalisées et sur-mesure. Ils brandent leur plateforme aux couleurs de la marque cliente, maitrisent la gestion multilingue… et offrent beaucoup d’autres possibilités, telles des fonctionnalités de networking (pour échanger avec les autres participants et les intervenants par chat ou visio). Et, pour “événementialiser l’événement”, plusieurs fonctionnalités de type espaces partenaires, exposition virtuelle, gestion des speakers, coulisses virtuelles…, et autre making of peuvent aussi être proposées. 

Il convient toutefois de s’assurer que l’offre correspond bien au besoin de l’entreprise. Et pour identifier le bon partenaire, trois clés de réussite s’imposent : 

– la rédaction précise d’un cahier des charges exhaustif des besoins et des attentes, 

– une consultation sur 4 à 5 faiseurs qui détailleront leurs réalisations passées, les contacts de leurs références et leurs projets de développements techniques,

– la contribution de la DSI de l’entreprise cliente pour superviser les aspects d’interfaçage, d’authentification et de sécurité.

Portrait-robot du marketeur idéal, selon Marion Ferracci (Meritis)

Tribune de Marion Ferracci, directrice marketing et communication du cabinet Meritis, extraite de Stratégies le 7 septembre 2022

Au carrefour de nombreuses expertises et en interaction avec des métiers variés, le marketeur actuel occupe une place particulièrement transverse dans l’entreprise, ce qui peut, bien souvent, faire de lui un contributeur de choix pour des projets d’alignement ou de transformation collectifs.

À la lumière de ce contexte, quelles seraient alors les compétences principales du « marketeur idéal » ? C’est d’abord un acteur de l’entreprise capable de travailler de manière transversale au sein d’équipes pluridisciplinaires (offre, tech, ventes…). Il doit être capable de comprendre et synthétiser les problématiques de ses persona (cibles externes), mais aussi celles de ses interlocuteurs internes : l’objectif visé d’un côté et les ressources mobilisables en interne pour y parvenir de l’autre.

L’avènement du digital ayant élargi le champ des possibles, il doit également être en veille sur les nouvelles solutions technologiques du marché pour gagner en productivité et/ou en performance et ainsi améliorer sa pratique. De plus, il doit être capable de collaborer étroitement avec des développeurs, voire de pouvoir développer lui-même.

Autre caractéristique, ce doit être une femme ou un homme de chiffres. L’analyse des performances des campagnes et les prises de décisions se font désormais à la lecture d’indicateurs chiffrés. Taux de clics, d’ouverture, de désabonnement, visites sur le site, temps passé sur les pages, conversion… il doit constamment mesurer.

Cela ne fait pas moins de lui un homme de lettres. Savoir soigner les contenus, les accroches et les messages font aussi partie des compétences du marketeur idéal. Avoir la bonne accroche, un texte bien rédigé, une bonne capacité de synthèse et le goût pour les mots conservent ici toute leur importance.

La qualité et la pertinence du contenu tant sur le fond que sur la forme sont cruciales. D’où l’importance d’avoir une présentation soignée, attirante, l’esthétique ayant toute son importance. Celle-ci doit être au service du propos et en lien avec les cibles visées.

Toujours se remettre en question

Le marketeur idéal doit aussi être quelqu’un qui ne craint pas de se tromper et de recommencer. Un site internet n’est, par essence, jamais terminé, une campagne marketing toujours optimisable, les workflows peuvent être complétés à l’infini… Les approches sont itératives et les erreurs bienvenues car sources d’amélioration. Marketer, c’est aujourd’hui avant tout se lancer, mesurer ses erreurs et les corriger.

Enfin, ce doit être une personnalité dotée d’une intarissable soif d’apprendre. Apparition de nouveaux outils, avènement de nouveaux de canaux, obsolescence de certains, rapidité des changements et accélération des usages, multiplicité des possibilités… : le marketeur se lève le matin et il est déjà dépassé. Charge à lui de lire, de fouiller, de s’intéresser pour… mieux recommencer le lendemain.

À la lecture de ces compétences variées parfois antinomiques, face à l’obsolescence rapide des outils et techniques, et à cette course contre la montre, le défi semble difficile pour trouver la perle rare. Mais restons optimistes et soyons rassurés : une solution qui a largement fait ses preuves existe. Celle-ci n’est ni technique, ni nouvelle, ni utopique. Intemporelle, elle reste pour autant exigeante et ouvre bien souvent des perspectives enthousiasmantes : il s’agit de l’équipe.

Avoir une équipe soudée, motivée, qui vient jouer la complémentarité des compétences, l’optimisme à toute épreuve, le soutien et le plaisir dans le travail est indéniablement la meilleure solution pour relever les très nombreux défis du marketing digital en 2022.