Opinions

L’intérêt de solliciter un contrôleur des coûts

Commençons par une illustration de l’activité d’un Chef de Projet Evénementiel.

Un extrait du très bon livre « Just Whaou ! » de Christophe Pascal et Olivier Turco aux éditions Bréal.

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Un événement exige la prise en compte d’une multitude de paramètres, de nature différente, de naviguer avec aisance et volupté dans une palette infime de domaines divers et variés : l’expression orale et écrite, la vente, la communication, la comptabilité et la production, le juridique, la logistique, la régie, la gastronomie et l’œnologie, la restauration et ses services, la décoration, la mode, le design, l’architecture d’intérieur, la mise en scène, la lumière, le son, l’Image, les nouvelles technologies, la direction de comédiens ou d’animateurs, …, et maîtriser de manière innée et précise leurs pratiques et leurs codes, leur terminologie et leurs usages, tout en étant au courant des toutes dernières tendances, des nouveaux lieux à la mode, buzz et autres rumeurs….
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Le tout, et toujours, le pied sur l’accélérateur à 200 km/h dans une descente.
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Dans le contexte actuel d’annonceurs qui n’ont pas toujours les idées précises des messages qu’ils souhaitent dégager, ni sur les cibles auxquelles ils veulent d’adresser.

Alors ?
Alors, entre cahier des charges pas toujours bien cadré (quand il existe), une Direction Générale qui a ses exigences -quelquefois contradictoires-, la pression d’une Direction des Achats pour qui ce sera de toutes façons trop cher et le Contrôle de Gestion qui entend limiter les dépenses, le Chef de Projet événementiel d’un annonceur -souvent jeune et pas toujours expérimenté- va devoir conjuguer des talents et apprendre à ménager les susceptibilités.

Avant d’arriver au bord de l’implosion, il y a une solution. Solliciter une expertise reconnue dans le métier, qui saura conseiller et guider les acteurs vers les prestations au plus pertinent et au juste prix, dans le respect de la qualité attendue, des délais imposés par le planning et d’une durabilité cohérente avec les valeurs de l’entreprise.
Quelques illustrations :
Un effet whaou vu des participants ne nécessite pas nécessairement le formidable concept technologique coûteux défendu par le Directeur de Création ou le Scénographe.
La rémunération des métiers intervenant est normale, mais il est mieux de bien en connaitre les règles et les usages.
Il en va de même pour les matériels loués ou achetés. Entre taux de remise et coefficient de durée, et qui ne sont pas les mêmes dans toutes les activités, on peut vite perdre pied, ou …payer cher une prestation !
Certes, tout se discute. Mais c’est plus facile de se comprendre en parlant la même langue.

Il est donc prudent d’associer une fonction de conseil et contrôle des coûts auprès du Chef de Projet événementiel.
Dès la construction du cahier des charges, il va poser les bonnes questions et s’assurer que les éléments sont complets et pertinents, pour éviter les incompréhensions « justifiants » ensuite des suppléments. Il va aider à cadrer le projet.

Il a des process et des outils d’analyse  pour évaluer les retours agences et prestataires, au bénéfice de l’équipe projet, mais aussi au bénéfice de l’agence et des prestataires (on a déjà vu des oublis involontaires dans un devis).
Il va négocier les propositions, seul ou en concertation avec les métiers internes de l’entreprise (Direction des Achats par exemple). Il a un solide réseau d’agences et prestataires. Par sa pratique et ses référentiels de prix, il connait les coûts et a le réseau pour trouver ce qu’il cherche.
Il intervient dans le suivi de production et s’assure que les prestations vendues sont bien présentes sur le terrain.
Il dresse le bilan et rédige des recommandations (mini audit de fin de projet) qui sont appréciés des fonctions contrôle de gestion.

Et son coût est très largement amorti : son ROI se situe entre 3 et 30…

Les recruteurs prévoient d’avoir de plus en plus recours aux travailleurs indépendants

Extrait www.francetvinfo.fr

Une nouvelle étude montre que le recours aux travailleurs indépendants par les entreprises est en train de gagner du terrain en France.

La « gig économy » est l’économie du travail à la tâche, fourni par des travailleurs indépendants, extérieurs à l’entreprise. Une nouvelle étude montre que ce mode de fonctionnement est en train de gagner du terrain en France.

Pratiquement un professionnel du recrutement sur deux envisage d’augmenter dans les années à venir le nombre de travailleurs indépendants qui fournissent des services à leur entreprise. C’est une étude du cabinet de conseil Kom Ferry qui met cette tendance en évidence. De quels travailleurs indépendants parle-t-on ? Des experts. Les nouvelles technologies ont rendu le monde du travail plus complexe. On a de plus en plus besoin de spécialistes très pointus. Les entreprises, plutôt que de les former en interne, préfèrent de plus en plus s’attacher leurs services le temps d’une mission. Ce sont eux dont le nombre devrait s’accroître dans les prochaines années. C’est ça, la « gig economy ».

Les entreprises y trouvent des avantages.

Le coût d’abord, bien sûr, même si le recours à un travailleur indépendant peut sembler plus coûteux, à l’heure. Une récente étude montrait qu’en France, un consultant facture ≈1 050€ sa journée. Mais les professionnels du recrutement interrogés estiment qu’au final, parce que les experts extérieurs à l’entreprise sont plus performants, ils finissent par permettre de réaliser des économies de fonctionnement.

Autre grand avantage pointé par les recruteurs : les consultants extérieurs sont plus faciles à manager que les troupes en interne. Ils auraient même, pour six recruteurs sur dix, un impact positif sur la culture de l’entreprise. Pourquoi ? Parce qu’ils apportent de l’extérieur de nouvelles façons de faire. Ils travaillent avec des clients divers. Ils peuvent donc inspirer les travailleurs de l’entreprise à laquelle ils louent leurs services. Ils deviennent si précieux qu’il faut tout faire pour les retenir. C’est en train de devenir un souci pour les entreprises fortement consommatrices de consultants extérieurs. Il faut les fidéliser. Les empêcher de partir à la concurrence. D’où l’arrivée, en interne, du chief freelance officer. Il est chargé de recruter, et surtout de chouchouter, les meilleurs consultants. Clairement, pour tous ceux qui ont une expertise pointue, il est en train de devenir plus intéressant de vendre ses compétences au plus offrant plutôt que de rester attaché à la même entreprise.

Pour une clarification des rôles entre clients et agence

L’événementiel responsable, aussi…

Tous les évènements sont concernés par la réduction de ses impacts environnementaux. Une première analyse des enjeux et objectifs de l’événementiel responsable permet d’identifier les avantages d’une telle démarche. La notion d’événement comporte de multiples facettes :

• le type de manifestation : forum, festival, événement sportif, lancement de produit, congrès, convention interne, exposition…,
• les publics : consommateurs, usagers, clients, distributeurs, fournisseurs, salariés, mais aussi riverains…,
• les objectifs de communication : informer, fédérer, surprendre, séduire, convaincre…,

Plus qu’un média de communication, l’événementiel accompagne les entreprises, les communautés d’acteurs et les territoires dans leur développement, leur socialisation et leur attractivité. Pour autant, cet incontournable fédérateur doit être acceptable par ses participants et la société, notamment du fait de l’impact environnemental du rassemblement. Car organiser un événement responsable va bien au-delà du tri et de la gestion des déchets et apporte de nombreux atouts :

• en termes d’image : le public se déplace plus volontiers sur une manifestation propre, engagée, respectueuse et responsable,
• en termes de service au public : gobelets réutilisables, restauration de qualité avec produits locaux, site propre…,
• en termes d’organisation, qui sera plus bénéfique par l’amélioration de l’existant pour le rendre plus efficace,
• en termes de valorisation auprès des participants …mais aussi des partenaires financiers.

Initier ce type de démarche permet aussi d’ouvrir vers de nouveaux réseaux et de travailler en partenariat avec des producteurs locaux, des services publics (collecte de déchets, prêt de matériel…), mais également des structures angagés dans la même démarche.

Il y a donc beaucoup à gagner en agissant pour limiter ces impacts. Le seul transport des personnes et la logistique pèsent près de 80% de l’impact carbone d’un événement… En moyenne, une manifestation qui rassemble 1 000 personnes peut consommer :

• 100 kg de papier, soient 2 arbres, 30 000 litres d’eau,
• 200 KWh d’énergie, soient 3 ans d’éclairage avec une ampoule économique de 15W,
• 500 kg de déchets soit environ la production d’un français en un an,

Action, donc.

Casser les silos pour booster les énergies

Beaucoup d’entreprises sont encore organisées en silos, composées d’entités qui se focalisent beaucoup plus sur leurs objectifs propres que sur l’organisation dans son ensemble. Si elles ont eu leur heure de gloire, ces organisations ne sont plus pertinentes dans nos environnements complexes actuels.

Les silos résultent de choix historiques d’organisation. Ils ont permis de dédier des équipes à des enjeux d’excellence dans un métier ou de succès sur un marché. Ils ont favorisé la responsabilisation et l’implication des salariés, parce qu’un silo répond aussi au besoin humain d’appartenance à une tribu dont on partage les codes et les objectifs. Mais cette autonomie s’accompagne trop souvent d’un important cloisonnement. L’information circule peu au-delà des frontières du silo. Les équipes ne savent pas travailler transversalement, quand elles n’agissent pas en rivales… . Ce qui freine la capacité de regrouper les énergies pour innover et dépasser les limites, un enjeu essentiel dans des marchés en forte évolution.

Imaginez une équipe de football où les défenseurs, les milieux et les attaquants auraient chacun leur propre entraineur et leur propre ballon, et s’amuseraient entre eux sur le terrain sans jamais construire quelque chose avec les autres composantes de l’équipe… . Alors que l’objectif commun est bien de remonter un ballon des uns vers les autres pour le mettre dans le but de l’adversaire.
Vous voyez ?
C’est çà !

Il est donc temps de casser les silos en conduisant les entités à mettre leurs énergies au service des ambitions partagées. Toutefois, on ne renonce pas aisément au confort et au pouvoir conférés par l’autonomie… . Pour mettre en œuvre ce changement de culture, une forte mobilisation des managers et une totale transparence sont nécessaires pour
– partager une vision commune et une stratégie claire, avec des objectifs qui fixent des priorités communes,
– présenter les projets transversaux et les réflexions “out of the box” en définissant des rôles clairs pour chaque entité,
– faciliter les passerelles entre entités, en favorisant l’établissement de relations interpersonnelles,
– développer les collaborations spontanées en laissant les équipes identifier elles-mêmes comment unir leurs forces,
– mesurer et partager les résultats, sur tous les aspects (KPI partagés et complémentaires).

C’est aussi avec un dispositif de communication interne ad hoc que l’entreprise pourra faire bouger les lignes pour transformer sa culture.

Les silos sont souvent le résultat d’une équipe de direction en conflit.
Or un bon niveau de collaboration au plus haut niveau sur un sujet transversal a toutes les chances d’essaimer dans les niveaux inférieurs.

Les consultants en management de transition ont encore un peu de boulot !